Eligiendo software para hospitales ¿en sitio o en la nube?

La infraestructura tecnológica dedicada a la información clínica es una prioridad para todos los hospitales ya que todas las operaciones realizadas están ligadas a ella: los detalles y evolución de los pacientes en el expediente clínico electrónico, los niveles de insumos y medicamentos en la farmacia hospitalaria y los almacenes, la relación de pagos o cuotas aseguradas de los usuarios, entre otros temas. 

Ahora bien, la pregunta inevitable del equipo directivo es dónde se va a centralizar y gestionar toda la información que generan nuestros software hospitalarios, llámese HIS, EHR, ERP, RCM, de manera separada o conjunta. Existen dos alternativas a esta pregunta: un software en sitio o un software en la nube. Elaboramos una comparativa en diversos aspectos de ambas opciones. 

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Definición del software en sitio y el software en la nube

El software en sitio (también llamado on-premise) es un modelo donde el programa está instalado y operado desde los servidores e infraestructura física de los usuarios. Utiliza los recursos computacionales nativos del hospital y sólo requiere una licencia o una copia.

Por otro lado, el software en la nube funciona permitiendo que los dispositivos de los usuarios accedan a datos mediante internet, desde cualquier lugar y con servidores remotos. 

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Infraestructura y accesibilidad

Para hacer uno de un software on-premise, es necesario contar con un espacio físico que resguarde a los servidores que fungirán como receptores y almacenes de la información, al igual que las condiciones para el funcionamiento de los mismos, como corriente eléctrica y aire acondicionado. Asimismo, bajo esta modalidad, todos los dispositivos que busquen conectarse al servidor deben encontrarse físicamente en el mismo hospital.

En caso contrario, para los software en la nube, las computadoras se conectan vía remota, por lo que no se necesita un espacio físico o una instalación eléctrica. Solamente, el hospital deberá contar con una conexión a internet estable y de alta velocidad; se recomienda la contratación de un segundo proveedor de internet como medida de respaldo ante una desconexión del primero. 

Con los Software as a Service (SaaS), o en la nube, los usuarios pueden trabajar de forma remota y acceder a sus aplicaciones y datos desde diferentes dispositivos conectados a internet.

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Seguridad de la información

Debido a que los servidores no salen del edificio, el equipo de TI del hospital es el responsable total de la seguridad de los datos. Así también lo será mantener los antivirus actualizados y las barreras antes un posible hackeo de la información.

Si el hospital decide almacenar datos en la nube, es posible que exista preocupación sobre la seguridad y privacidad. Es por ello, que los proveedores de servicios en la nube implementen y muestren las medidas de seguridad con las que cuentan. De igual manera, también es responsable de realizar actualizaciones y mantenimiento del sistema. Delegando esta responsabilidad, el equipo del hospital no tiene que preocuparse por instalar parches o actualizaciones, ahorrando con ello tiempo y esfuerzo.

Costos de los software‍

En primera instancia el precio puede parecer un factor esencial y decisivo, pero es importante ver panoramas a corto y a largo plazo. Si comparamos una suscripción mensual o anual de un sistema en la nube contra un contrato de múltiples años para un sistema en sitio es probable que la inversión en un sistema en la nube sea la óptima.

A corto plazo, la instalación de software en el sitio puede requerir una inversión significativa en hardware, servidores y licencias de software. A esto se le deben añadir los egresos a causa de la implementación y personalización, los sueldos y prestaciones del personal que estará a cargo de las actualizaciones de la aplicación, el mantenimiento de servidores, la renovación de las licencias y los costos de nuevas versiones de software.

Con el software en la nube, la parte mayoritaria de la inversión se la lleva la tarifa de inscripción (mensual o anual), mientras que la implementación, personalización y entrenamiento del equipo interno del hospital representa la segunda y última parte del egreso por el software de este tipo.

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Personalización del sistema

La mayor virtud de los software on premise para hospitales es que la organización posee un control total sobre el sistema y los datos; con la posibilidad de personalizarlo y ajustarlo de acuerdo a las necesidades específicas sin depender de las limitaciones o tiempos de respuesta de un proveedor externo.

Los proveedores de programas remotos instalan un sistema base y, si bien personalizan y seleccionan las funcionalidades de acuerdo al proyecto, puede todavía contener limitaciones o flujos de trabajo distintos a los que ya realizaba el hospital. 

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Mejoras y escalabilidad

Que un equipo propio administre sus propias actualizaciones es una de las actividades que consumen más tiempo para el personal de TI. Además de la planeación y programación, se deben considerar también las veces en que el mismo sistema falla, acrecentando la carga de trabajo.

Siguiendo esa misma línea, si los hospitales necesitan aumentar la capacidad de almacenamiento o el rendimiento del software en sitio, es muy probable el surgimiento de costos adicionales en hardware.  

La modalidad SaaS provee actualizaciones y mejoras que, dependiendo del proveedor, no representan cargos extras para la organización de salud. Asimismo, la mayoría de los servicios en la nube ofrecen opciones de escalabilidad, permitiendo aumentar o disminuir la capacidad de almacenamiento y el rendimiento fácilmente sin inversiones en hardware adicional.

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Como se ve, no hay una respuesta simple sobre cuál es el sistema a utilizar. Mientras una opción otorga el control absoluto de la información está atada a la gestión y experiencia del departamento de TI. Por otro lado, la nube provee software a una fracción del costo pero el servicio dependerá enteramente del proveedor de servicios en la nube. La decisión recae en el equipo ejecutivo quien será el que deberá determinar los objetivos considerando todos los factores.